BAŞVURU İŞLEMİ

Ford Otosan ile çalışmak isteyen tedarikçilerin adaylık başvurusu yapabileceği bir sistemdir. Dokümanın devamında, sistemin nasıl kullanılacağı hakkında detaylı bilgi bulunmaktadır.

Tedarikçimiz olmak isteyen firmalar http://www.fordotosan.com.tr adresindeki “Tedarikçi Başvuru” linki üzerinden başvuru yapabilirler.

Faal tedarikçiler, firma kayıt bilgilerini güncellemek için https://fosn.ford.com.tr/ adresindeki “Tedarikçi Bilgi Güncelleme” linki üzerinden giriş yaparak taleplerini sistem üzerinden iletebilirler.

Ana sayfa ekranı

Başvuru yapmak isteyen tedarikçilerin ilk olarak “Tedarikçimiz Olmak İçin” butonunu tıklamaları gerekmektedir. Butona tıkladıktan sonra karşınızda “Tedarikçi Başvuru Formu” penceresi açılacaktır.

Süreç aşağıdaki sıra ile ilerleyecektir:

• 1. Tedarikçi tarafındaki yetkili, firmaya ait bilgiler ile tedarikçi başvurusunu yapar. Bu kişi sonradan değiştirilemez. Bütün süreç boyunca tek yetkili bu kişi olacaktır.
• 2. Tedarikçi tarafındaki yetkilinin mail adresine sisteme giriş yapabileceği bir link, vergi no ve referans no gönderilecektir.
• 3. Tedarikçi tarafındaki yetkili tarafından mail adresine gönderilen linke tıklanarak tedarikçi modülü açılır.
• • a. Vergi no, referans no ve güvenlik no girilir. Bu sayfanın ekranı 7. sayfada bulunmaktadır.
  • b. Giriş yaptıktan sonra Tedarikçi Başvuru Formu açılır. Bu sayfanın ekranı 12. sayfada bulunmaktadır.
  • c. Tedarikçiye ait “zorunlu” olarak bildirilen bilgiler girilir. Nelerin zorunlu olduğunu 12. sayfada bulunmaktadır. Yanlarında yıldız işareti (*) bulunmaktadır.
• 4. Ford Otosan tarafında onaylanan firmalar, Ford Otosan tedarikçisi olmaktadırlar.

Başvuru seçim ekranı

İlk defa başvuru yapıyorsanız, “Tedarikçi Başvuru” butonunu tıklamanız gerekmektedir. Önceden yaptığınız başvurunun durumunu takip etmek için ise “Tedarikçi Başvuru Takip” butonunu tıklayabilirsiniz.

Başvuru Formu ekranı

“Tedarikçi Başvuru” butonunu tıkladıktan sonra karşınıza bu ekran gelecektir. Bu ekranda “İleri” butonunu tıklayarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Tedarikçi Başvuru Formu

• 1. Tedarikçi vergi kodunu giriniz
• 2. Ekranda yer alan güvenlik kodunu giriniz (Güvenlik kodunun solundaki simgeye tıklayarak değiştirebilirsiniz)
• 3. Tedarikçinin bulunduğu ülkeyi seçiniz. Ülkeyi Türkiye seçerseniz, başvurunuz yerli firma, Türkiye dışında bir ülke seçerseniz, başvurunuz yabancı firma olarak değerlendirilecektir.

Yukarıdaki bilgiler girildikten sonra “Kontrol” butonuna tıklanır. Aynı vergi numarası ile daha önce başvuru yapıldıysa başvuru takibi için Referans No girmeniz istenen bir ekranla karşılaşılır. Bu ekranda tedarikçi yetkilisinin mail adresine gönderilmiş olan referans numarasını girmeniz gerekmektedir.

Tedarikçi Başvuru Formu

• 1. Firma Adı / Ticari Unvan yazınız
• 2. Tedarikçi sorumlusunun;
  • 2.1 Adını giriniz
  • 2.2 Soyadını giriniz
  • 2.3 E-posta adresini giriniz
  • 2.4 İş telefonunu giriniz

Tedarikçi sorumlusunun bilgileri ile aday tedarikçi başvuru işlemleri yapılacak ve başvuru onaylanıncaya kadar ilgili kişi takip edebilecektir. Bu sorumlu dışında başkası takip edemeyecektir. “Kaydet” butonuna tıklayarak devam ediniz. “Kapat” butonuna tıklayarak, girmiş olduğunuz bilgileri göndermeden pencereyi kapatabilirsiniz.

Kayıt sonrası ekranı

Formda girilmiş olan mail adresine, Referans No gönderilir. Mail içeriği aşağıdaki gibidir. Mail gelmediği takdirde yzdestek@ford.com.tr adresine bilgi verilmelidir.

Referans bilgilerinin gönderildiği e-posta mesajı

“Sistem Giriş Yap” linkine tıklayarak Tedarikçi Modülü’ne erişebilirsiniz. Ardından “Tedarikçimiz Olmak İçin” butonu tıklanır. Çıkan ekranda “Tedarikçi Başvuru Takip” butonu tıklanır. Ekranda vergi numarası, güvenlik kodu ve mail adresinize gönderilen Referans No girilir; “Kontrol” butonu tıklanır.

Referans No kabul edildiği takdirde sisteme giriş yapılacaktır ve tedarikçi bilgilerini girebileceğiniz form karşınıza gelecektir.

TEDARİKÇİ BİLGİLERİ

Yerli Firma Formu

• 1. Tedarikçiye ait ticari sicil numarasını giriniz*
• 2. Ticaret / Sanayi oda numarası bilgisini giriniz
• 3. Tedarikçinin yer aldığı sektörü giriniz
• 4. Tedarikçi tescil tarihini giriniz*
• 5. Vergi dairesini giriniz*
• 6. Varsa, tedarikçinin web adresini giriniz
• 7. Çalışan sayısını giriniz
• 8. 2015 yılına ait ciroyu giriniz
• 9. 2014 yılına ait ciroyu giriniz
• 10. 2013 yılına ait ciroyu giriniz
• 11. Tedarikçi tarihçesini giriniz
• 12. “Adres Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi merkezine ve şubelerine ait adresler girilebilir
• 13. “Referans Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi için referans girilebilir
• 14. “Doküman Ekle” butonu tıklanarak imza sirküleri, vergi levhası, ticaret sicil gazetesi ve diğer belge olarak banka bilgileri eklenmesi zorunludur.
• 15. “Faaliyet Alanı Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi faaliyet alanı ve detayları girilebilir.
• 16. “Banka” butonu tıklanarak, tedarikçiye ait banka bilgileri girilebilir.
(Banka bilgisi girildikten sonra kaydet butonuna tıklanır. Ardından çıktısı alınır, imzalandıktan sonra taratılıp doküman ekleme bölümünde “diğer belge” tipi seçilerek sisteme yüklenir.)

Yabancı Firma Formu

• 1. Tedarikçinin yer aldığı sektörü giriniz
• 2. Varsa, tedarikçinin web adresini giriniz
• 3. Çalışan sayısını giriniz
• 4. Son 3 yıla ait ciro bilgisini giriniz.
• 5. Tedarikçi tarihçesini giriniz
• 6. “Adres Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi merkezine ve şubelerine ait adresler girilebilir
• 7. “Referans Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçiye için referans girilebilir
• 8. “Doküman Ekle” butonu tıklanarak, çeşitli bilgiler içeren dokümanlar eklenebilir
• 9. “Faaliyet Alanı Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi faaliyet alanı ve detayları girilebilir
• 10. “Banka” butonu tıklanarak, tedarikçiye ait banka bilgileri girilebilir

Zorunlu alanlarla ilgili hata mesajları

Bilgiler eksik doldurulduğu takdirde, karşınızda bir hata penceresi açılacaktır ve size doldurulması zorunlu alanları listeleyecektir.

Adres Ekle

• 1. “Merkez” sekmesinden merkez adres girilebilir.
  “Fabrika/Şube” sekmesinden ise şube adresi girilebilir.
• 2. Ülke seçiniz
• 3. Şehir seçiniz
• 4. Posta kodunu giriniz
• 5. İş telefonunu giriniz
• 6. Faks numarasını giriniz
• 7. Açık adres bilgilerini giriniz
• 8. Fatura Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz
• 9. Sipariş Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz

Tedarikçinin merkez adres bilgilerinin girilmesi zorunludur. Şube adres bilgilerinin girilmesi ise tercihe bağlıdır.

Adres Ekle

• 1. “Merkez” sekmesinden merkez adres girilebilir.
  “Fabrika/Şube” sekmesinden ise şube adresi girilebilir.
• 2. Ülke seçiniz
• 3. Şehir seçiniz
• 4. Posta kodunu giriniz
• 5. İş telefonunu giriniz
• 6. Faks numarasını giriniz
• 7. Açık adres bilgilerini giriniz
• 8. Fatura Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz
• 9. Sipariş Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz

Referans Ekle

Referansınızı yazıp “Ekle” tuşuna basmanız yeterlidir.

Bu alanda en fazla 5 adet referans eklenebilir. “Ekle” butonuna bastıktan sonra karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir. Buradan silmek istediğiniz referansların sağ tarafında bulunan “Sil” butonuna tıklayarak listeden silebilirsiniz.

Referans eklendikten sonraki ekran

Kapat butonuna tıklayarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Doküman Ekle

• 1. Belge tipini seçiniz
• 2. “Browse” butonuna tıkladıktan sonra kayıtlı belgeyi disk üzerinde bulunuz
• 3. Güvenlik kodunu giriniz

En az bir adet imza sirküleri eklenmesi zorunludur. Ayrıca diğer doküman olarak banka bilgisi çıktısının eklenmesi zorunludur. Kapat butonuna tıklayarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Faaliyet Alanı Ekle

• 1. Faaliyete ait ana grubu seçiniz
• 2. Faaliyete ait alt grubu seçiniz
• 3. Alt grup detayını giriniz

Faaliyet alanı, başvuru yapan tedarikçinin hangi faaliyet ile ilgilendiğini belirler. Eklenilen ilk faaliyet grubu ana faaliyet olarak listeye eklenir. Sonradan eklenenler ise yardımcı faaliyet olarak eklenir.

Sisteme eklenen ana faaliyet alanı silinirse kaydetme işlemine devam edilemez, daha önce eklenen yardımcı faaliyet alanı varsa yardımcı faaliyet alanı olarak sistemde kalır, yeni eklenen ilk faaliyet alanı ana faaliyet olarak sisteme eklenir.

“Seri İmalat“ seçildiği zaman, “Kalite Belgesi” eklemek için yeni bir ekran açılır. “Kalite Belgeleri” seçim kutusunda yer alan belgelerden, sahip olduklarınız varsa uygun belge seçilip belgeye ait bilgiler girilir.

Banka Bilgileri Ekle

• 1. Banka adını seçiniz
• 2. Banka şubesini seçiniz
• 3. Hesap No giriniz
• 4. IBAN No giriniz
• 5. Para Birimini seçiniz
• 6. Çalışılmak istenen öncelikli hesap ise “Tercihli” kutusu işaretlenir
• 7. “Banka Ekle” butonu tıklanır
• 8. Girilen banka bilgileri sisteme eklenir
• 9. “Kapat” butonu tıklanarak pencere kapatılır

Şartname Kabul Ekranı

Formu tamamladıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklayınız. Devam edebilmek için karşınıza çıkan penceredeki sözleşmeleri okumanız gerekmektedir. “Kişisel Veri” sözleşmesini okuduktan sonra “Okudum, anladım onaylıyorum” kutucuğunu işaretlemeniz zorunludur. Şartname içerikleri aşağıda özetlenmiştir.

Genel Şartname: Ford Otosan ile diğer tarafta Ford Otosan’a mal ve hizmet tedarik eden kişi ve kuruluşlar arasında kurulan satın alma ilişkisinin hukuki temelini ve mevzubahis ilişkiden doğan hakları ve yükümlülükleri içermektedir.

Kişisel Veri: Kişisel verinin sorumlusu, kişisel verilerin hangi amaçla alınacağı, kişisel verilerin hangi amaçla kimlerle paylaşılabileceği ve kişisel veri sahibinin haklarını içermektedir.

Gizlilik Sözleşmesi: Ford Otosan ile Ford Otosan’a mal ve hizmet tedarik eden kişi ve kuruluşlar arasında ilişki sırasında edinilen bilgilerin korunmasına ait taahhütleri içermektedir.

Onay Aşaması

Form, sorunsuz bir şekilde kabul edildikten sonra yukarıdaki ekranla karşılaşacaksınız. Bu ekranda “Evet” butonuna tıklayarak başvuru sürecini başlatabilirsiniz. “Hayır” butonunu tıkladığınız takdirde başvurunuz gönderilmeyecektir. Hayır seçimi yapıldığında veya internet tarayıcınızı kapatırsanız daha sonra size mail ile gönderilen referans no ile sisteme girip işleme devam edebilirsiniz.

TEDARİKÇİ BAŞVURU ONAY SÜRECİ

Başvuru işleminin ardından “Tedarikçi Başvuru Onay Süreci” başlatılacaktır.

“Tedarikçi Başvuru Onay Süreci” aşağıda anlatılmıştır.

• 1. Tedarikçi sistemden kaydı oluşturup onaya gönderir.
• 2. Tedarikçinin ana faaliyet alanına göre ilgili grup yöneticisinin onayına gider.
• 3. Onay süreci tamamlanınca tedarikçiye onay süreci ile ilgili bilgi maili gönderilir.

BAŞVURU SONRASI

BİLGİLENDİRME MESAJLARI

Aday tedarikçi başvurusu tamamlandıktan sonra tedarikçiye aşağıdaki gibi bir mail gönderilecektir.

Aday Yerli Tedarikçi

Ford Otosan aday tedarikçi başvuru onaylarınız tamamlanmıştır. Faal tedarikçi işlemleriniz tamamlanınca bilgi maili gönderilecektir.

Aday Yabancı Tedarikçi

Supplier Nomination approval process is completed. An e-mail will be sent when Active Supplier Approval Process is completed.

Faal tedarikçi başvurusu tamamlandıktan sonra tedarikçiye aşağıdaki gibi bir mail gönderilecektir.

Yerli Gerçek Tedarikçi

Ford Otosan faal tedarikçi başvuru onayınız tamamlanmıştır. Ford Otosan sistemlerine giriş yapabilmeniz için kullanıcı kodu ve şifre bilginiz ayrıca gönderilecektir.

Yabancı Gerçek Tedarikçi

Active Supplier Approval Process is completed. User name and password will be sent to log in Ford Otosan Systems.

TEDARİKÇİ BİLGİ GÜNCELLEME

Bu ekranda daha önceden kaydı yapılan bir tedarikçinin bilgileri, tedarikçi tarafında yetki sahibi bir kullanıcı tarafından güncellenebilir.

• 1. Tedarikçi yetkili kullanıcı tarafından https://fosn.ford.com.tr/ adresindeki “Tedarikçi Bilgi Güncelleme” linkine giriş yapılır.
• 2. “Tedarikçi Giriş” butonu tıklanır.
• 3. Güncelleme yetkisine sahip kullanıcı ile giriş yapılır.
• 4. “Tedarikçi Bilgilerini Güncelle” ekranı açılır.

• 5. Burada yer alan bilgilerin bir kısmı onaydan geçmek zorundadır.

  a.       Onay gerektirmeyen değişiklikler: “Kaydet” yapıldıktan sonra sisteme doğrudan yansıtılacak değişiklerdir.

                                                                 i.      İnternet Adresi, Ciro Bilgileri, Tarihçe, Referanslar, Dokümanlar, Faaliyet Alanı

  b.       Onay gerektiren değişiklikler: “Kaydet” yapıldıktan sonra sisteme yansıtılmayacak; ancak Otosan tarafındaki tüm yetkili kişilerin onaylarından sonra yansıtılacaktır.

                                                                 i.      Ticari Unvan, Ticaret Sicil No, Tescil Tarihi, Vergi Dairesi, Banka Bilgisi, Adres Bilgisi

• 6. Değişiklikler yapıldıktan sonra “Kaydet” butonu tıklanır.

• 7. Onay gerektiren bir değişiklik yapıldıysa (Örneğin: Adres değişikliği),

• 8. Sistemde Adres ve Banka bilgileri güncellendiyse onaya göndermeden önce “Değişikliği Geri Al” butonuna tıklanarak yapılan değişiklikler geri alınabilir.
• 9. Yapılan değişikliklerin çıktısını almak ve sisteme ekleyebilmek için aşağıdaki ekran açılır.Bu ekranda yazdır butonu tıklanarak yapılan değişikliklerin çıktısı alınabilir.

• 10. Formun çıktısı alınıp imzalandıktan sonra sisteme Güncelleme dosyası olarak eklenir ve ekli olan dokümanlar listesinden kontrol edilir. Hatalı veya önceden yüklediğiniz herhangi bir dosyayı silebilirsiniz. Sistemde bulunan ve yeni yüklediğiniz veri içerikleri karşılaştırılmamaktadır. Yüklediğiniz verinin doğruluğu sizin sorumluluğunuzdadır

• 11. Sayda firması ise öncelikle bilgi güncellemeyi gerçekleştiren Ford Otosan kontak kişisinin onayına gider. Daha sonra ilgili ekip onayına gönderilir. Onaylar tamamlanınca değişiklikler uygulanır. Kullanıcıya değişikliğin gerçekleştiğine dair bilgi maili gönderilir.

• 12. Sayda firması ise öncelikle bilgi güncellemeyi gerçekleştiren Ford Otosan kontak kişisinin onayına gider. Daha sonra ilgili ekip onayına gönderilir. Onaylar tamamlanınca değişiklikler uygulanır. Kullanıcıya değişikliğin gerçekleştiğine dair bilgi maili gönderilir.

Herhangi bir aşamada ret olan kayıt ret nedeni ile birlikte güncellemeyi gerçekleştiren kişiye mail ile iletilir.

TEDARİKÇİ BİLGİ GÜNCELLEME ROLÜNE SAHİP KULLANICI TANIMLATMA

Sisteme kaydı yapılan tedarikçilerin, bilgilerini güncelleyebilmeleri için bilgi güncelleme yetkisine sahip kullanıcıları tanımlatmaları gerekmektedir. Bilgi güncelleme rolüne sahip bu kullanıcıları tanımlatabilmek için Ford Otosan’da bulunan sorumlu ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.