BAŞVURU İŞLEMİ
Ford Otosan ile çalışmak isteyen tedarikçilerin adaylık başvurusu yapabileceği
bir sistemdir. Dokümanın devamında, sistemin nasıl kullanılacağı hakkında
detaylı bilgi bulunmaktadır.
Tedarikçimiz olmak isteyen
firmalar http://www.fordotosan.com.tr adresindeki “Tedarikçi
Başvuru” linki üzerinden başvuru
yapabilirler.
Faal tedarikçiler, firma kayıt
bilgilerini güncellemek için https://fosn.ford.com.tr/ adresindeki “Tedarikçi Bilgi Güncelleme” linki
üzerinden giriş yaparak taleplerini sistem üzerinden iletebilirler.


|
simgesinden modül dilini
değiştirebilirsiniz. İngilizce için “EN”; Türkçe için “TR” kullanılır.
|

|
simgesinden yardım dokümanına
ulaşabilirsiniz.
|

Ana sayfa ekranı
Başvuru yapmak isteyen
tedarikçilerin ilk olarak “Tedarikçimiz Olmak İçin” butonunu tıklamaları
gerekmektedir. Butona tıkladıktan sonra karşınızda “Tedarikçi Başvuru Formu”
penceresi açılacaktır.
Süreç aşağıdaki sıra ile ilerleyecektir:
- 1. Tedarikçi tarafındaki yetkili, firmaya ait bilgiler ile tedarikçi başvurusunu yapar. Bu kişi sonradan değiştirilemez. Bütün süreç boyunca tek yetkili bu kişi olacaktır.
- 2. Tedarikçi tarafındaki yetkilinin mail adresine sisteme giriş yapabileceği bir link, vergi no ve referans no gönderilecektir.
- 3. Tedarikçi tarafındaki yetkili tarafından mail adresine gönderilen linke tıklanarak tedarikçi modülü açılır.
- a. Vergi no, referans no ve güvenlik no girilir. Bu sayfanın ekranı 7. sayfada bulunmaktadır.
- b. Giriş yaptıktan sonra Tedarikçi Başvuru Formu açılır. Bu sayfanın ekranı 12. sayfada bulunmaktadır.
- c. Tedarikçiye ait “zorunlu” olarak bildirilen bilgiler girilir. Nelerin zorunlu olduğunu 12. sayfada bulunmaktadır. Yanlarında yıldız işareti (*) bulunmaktadır.
- 4. Ford Otosan tarafında onaylanan firmalar, Ford Otosan tedarikçisi olmaktadırlar.

Başvuru seçim
ekranı
İlk defa başvuru yapıyorsanız,
“Tedarikçi Başvuru” butonunu tıklamanız gerekmektedir. Önceden yaptığınız
başvurunun durumunu takip etmek için ise “Tedarikçi Başvuru Takip” butonunu
tıklayabilirsiniz.

Başvuru Formu
ekranı
“Tedarikçi Başvuru” butonunu
tıkladıktan sonra karşınıza bu ekran gelecektir. Bu ekranda “İleri” butonunu
tıklayarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Tedarikçi Başvuru
Formu
- 1. Tedarikçi vergi kodunu giriniz
- 2. Ekranda yer alan güvenlik kodunu giriniz (Güvenlik kodunun solundaki simgeye tıklayarak değiştirebilirsiniz)
- 3. Tedarikçinin bulunduğu ülkeyi seçiniz. Ülkeyi Türkiye seçerseniz, başvurunuz yerli firma, Türkiye dışında bir ülke seçerseniz, başvurunuz yabancı firma olarak değerlendirilecektir.
Yukarıdaki bilgiler girildikten
sonra “Kontrol” butonuna tıklanır. Aynı vergi numarası ile daha önce başvuru
yapıldıysa başvuru takibi için Referans No girmeniz istenen bir ekranla
karşılaşılır. Bu ekranda tedarikçi yetkilisinin mail adresine gönderilmiş olan
referans numarasını girmeniz gerekmektedir.


Tedarikçi Başvuru Formu
- 1. Firma Adı / Ticari Unvan yazınız
- 2. Tedarikçi sorumlusunun;
- 2.1 Adını giriniz
- 2.2 Soyadını giriniz
- 2.3 E-posta adresini giriniz
- 2.4 İş telefonunu giriniz
Tedarikçi
sorumlusunun bilgileri ile aday tedarikçi başvuru işlemleri yapılacak ve
başvuru onaylanıncaya kadar ilgili kişi takip edebilecektir. Bu sorumlu dışında
başkası takip edemeyecektir. “Kaydet” butonuna tıklayarak devam ediniz. “Kapat”
butonuna tıklayarak, girmiş olduğunuz bilgileri göndermeden pencereyi
kapatabilirsiniz.

Kayıt sonrası
ekranı
Formda girilmiş olan mail
adresine, Referans No gönderilir. Mail içeriği aşağıdaki gibidir. Mail
gelmediği takdirde yzdestek@ford.com.tr adresine
bilgi verilmelidir.

Referans
bilgilerinin gönderildiği e-posta mesajı
“Sistem
Giriş Yap” linkine tıklayarak Tedarikçi Modülü’ne erişebilirsiniz. Ardından
“Tedarikçimiz Olmak İçin” butonu tıklanır. Çıkan ekranda “Tedarikçi Başvuru
Takip” butonu tıklanır. Ekranda vergi numarası, güvenlik kodu ve mail
adresinize gönderilen Referans No girilir; “Kontrol” butonu tıklanır.

Referans
No kabul edildiği takdirde sisteme giriş yapılacaktır ve tedarikçi bilgilerini
girebileceğiniz form karşınıza gelecektir.
Yerli Firma
Formu
- 1. Tedarikçiye ait ticari sicil numarasını giriniz*
- 2. Ticaret / Sanayi oda numarası bilgisini giriniz
- 3. Tedarikçinin yer aldığı sektörü giriniz
- 4. Tedarikçi tescil tarihini giriniz*
- 5. Vergi dairesini giriniz*
- 6. Varsa, tedarikçinin web adresini giriniz
- 7. Çalışan sayısını giriniz
- 8. 2015 yılına ait ciroyu giriniz
- 9. 2014 yılına ait ciroyu giriniz
- 10. 2013 yılına ait ciroyu giriniz
- 11. Tedarikçi tarihçesini giriniz
- 12. “Adres Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi merkezine ve şubelerine ait adresler girilebilir
- 13. “Referans Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi için referans girilebilir
- 14. “Doküman Ekle” butonu tıklanarak imza sirküleri, vergi levhası, ticaret sicil gazetesi ve diğer belge olarak banka bilgileri eklenmesi zorunludur.
- 15. “Faaliyet Alanı Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi faaliyet alanı ve detayları girilebilir.
- 16. “Banka” butonu tıklanarak, tedarikçiye ait banka bilgileri girilebilir.
(Banka bilgisi girildikten sonra kaydet butonuna tıklanır. Ardından çıktısı alınır, imzalandıktan sonra taratılıp doküman ekleme bölümünde “diğer belge” tipi seçilerek sisteme yüklenir.)

Yabancı Firma
Formu
- 1. Tedarikçinin yer aldığı sektörü giriniz
- 2. Varsa, tedarikçinin web adresini giriniz
- 3. Çalışan sayısını giriniz
- 4. Son 3 yıla ait ciro bilgisini giriniz.
- 5. Tedarikçi tarihçesini giriniz
- 6. “Adres Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi merkezine ve şubelerine ait adresler girilebilir
- 7. “Referans Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçiye için referans girilebilir
- 8. “Doküman Ekle” butonu tıklanarak, çeşitli bilgiler içeren dokümanlar eklenebilir
- 9. “Faaliyet Alanı Ekle” butonu tıklanarak, tedarikçi faaliyet alanı ve detayları girilebilir
- 10. “Banka” butonu tıklanarak, tedarikçiye ait banka bilgileri girilebilir

Zorunlu
alanlarla ilgili hata mesajları
Bilgiler
eksik doldurulduğu takdirde, karşınızda bir hata penceresi açılacaktır ve size
doldurulması zorunlu alanları listeleyecektir.

Adres Ekle
- 1. “Merkez” sekmesinden merkez adres girilebilir.
“Fabrika/Şube” sekmesinden ise şube adresi girilebilir.
- 2. Ülke seçiniz
- 3. Şehir seçiniz
- 4. Posta kodunu giriniz
- 5. İş telefonunu giriniz
- 6. Faks numarasını giriniz
- 7. Açık adres bilgilerini giriniz
- 8. Fatura Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz
- 9. Sipariş Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz
Tedarikçinin merkez adres
bilgilerinin girilmesi zorunludur. Şube adres bilgilerinin girilmesi ise
tercihe bağlıdır.
Adres Ekle
- 1. “Merkez” sekmesinden merkez adres girilebilir.
“Fabrika/Şube” sekmesinden ise şube adresi girilebilir.
- 2. Ülke seçiniz
- 3. Şehir seçiniz
- 4. Posta kodunu giriniz
- 5. İş telefonunu giriniz
- 6. Faks numarasını giriniz
- 7. Açık adres bilgilerini giriniz
- 8. Fatura Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz
- 9. Sipariş Lokasyonu ise seçili duruma getiriniz

Referans Ekle
Referansınızı
yazıp “Ekle” tuşuna basmanız yeterlidir.
Bu alanda
en fazla 5 adet referans eklenebilir. “Ekle” butonuna bastıktan sonra karşınıza
aşağıdaki ekran gelecektir. Buradan silmek istediğiniz referansların sağ
tarafında bulunan “Sil” butonuna tıklayarak listeden silebilirsiniz.

Referans
eklendikten sonraki ekran
Kapat
butonuna tıklayarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Doküman Ekle
- 1. Belge tipini seçiniz
- 2. “Browse” butonuna tıkladıktan sonra kayıtlı belgeyi disk üzerinde bulunuz
- 3. Güvenlik kodunu giriniz
En az bir
adet imza sirküleri eklenmesi zorunludur. Ayrıca diğer doküman olarak banka
bilgisi çıktısının eklenmesi zorunludur. Kapat butonuna tıklayarak bir sonraki
adıma geçebilirsiniz.

Faaliyet Alanı Ekle
- 1. Faaliyete ait ana grubu seçiniz
- 2. Faaliyete ait alt grubu seçiniz
- 3. Alt grup detayını giriniz
Faaliyet
alanı, başvuru yapan tedarikçinin hangi faaliyet ile ilgilendiğini belirler.
Eklenilen ilk faaliyet grubu ana faaliyet olarak listeye eklenir. Sonradan
eklenenler ise yardımcı faaliyet olarak eklenir.
Sisteme eklenen ana faaliyet alanı silinirse kaydetme
işlemine devam edilemez, daha önce eklenen yardımcı faaliyet alanı varsa
yardımcı faaliyet alanı olarak sistemde kalır, yeni eklenen ilk faaliyet alanı
ana faaliyet olarak sisteme eklenir.
“Seri
İmalat“ seçildiği zaman, “Kalite Belgesi” eklemek için yeni bir ekran açılır. “Kalite
Belgeleri” seçim kutusunda yer alan belgelerden, sahip olduklarınız varsa uygun
belge seçilip belgeye ait bilgiler girilir.


Banka Bilgileri Ekle
- 1. Banka adını seçiniz
- 2. Banka şubesini seçiniz
- 3. Hesap No giriniz
- 4. IBAN No giriniz
- 5. Para Birimini seçiniz
- 6. Çalışılmak istenen öncelikli hesap ise “Tercihli” kutusu işaretlenir
- 7. “Banka Ekle” butonu tıklanır
- 8. Girilen banka bilgileri sisteme eklenir
- 9. “Kapat” butonu tıklanarak pencere kapatılır

Şartname Kabul Ekranı
Formu
tamamladıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklayınız. Devam edebilmek için karşınıza
çıkan penceredeki sözleşmeleri okumanız gerekmektedir. “Kişisel Veri” sözleşmesini
okuduktan sonra “Okudum, anladım onaylıyorum” kutucuğunu işaretlemeniz zorunludur. Şartname içerikleri aşağıda özetlenmiştir.
Genel Şartname: Ford
Otosan ile diğer tarafta Ford Otosan’a mal ve hizmet tedarik eden kişi ve
kuruluşlar arasında kurulan satın alma ilişkisinin hukuki temelini ve
mevzubahis ilişkiden doğan hakları ve yükümlülükleri içermektedir.
Kişisel Veri: Kişisel
verinin sorumlusu, kişisel verilerin hangi amaçla alınacağı, kişisel verilerin
hangi amaçla kimlerle paylaşılabileceği ve kişisel veri sahibinin haklarını
içermektedir.
Gizlilik Sözleşmesi: Ford
Otosan ile Ford Otosan’a mal ve hizmet tedarik eden kişi ve kuruluşlar arasında
ilişki sırasında edinilen bilgilerin korunmasına ait taahhütleri içermektedir.

Onay Aşaması
Form,
sorunsuz bir şekilde kabul edildikten sonra yukarıdaki ekranla
karşılaşacaksınız. Bu ekranda “Evet” butonuna tıklayarak başvuru sürecini başlatabilirsiniz.
“Hayır” butonunu tıkladığınız takdirde başvurunuz gönderilmeyecektir. Hayır seçimi
yapıldığında veya internet tarayıcınızı kapatırsanız daha sonra size mail ile
gönderilen referans no ile sisteme girip işleme devam edebilirsiniz.
TEDARİKÇİ BAŞVURU ONAY SÜRECİ
Başvuru işleminin ardından “Tedarikçi
Başvuru Onay Süreci” başlatılacaktır.
“Tedarikçi Başvuru Onay Süreci”
aşağıda anlatılmıştır.
- 1. Tedarikçi sistemden kaydı oluşturup onaya gönderir.
- 2. Tedarikçinin ana faaliyet alanına göre ilgili grup yöneticisinin onayına gider.
- 3. Onay süreci tamamlanınca tedarikçiye onay süreci ile ilgili bilgi maili gönderilir.
BAŞVURU SONRASI
BİLGİLENDİRME MESAJLARI
Aday tedarikçi başvurusu
tamamlandıktan sonra tedarikçiye aşağıdaki gibi bir mail gönderilecektir.
Aday Yerli Tedarikçi
Ford Otosan aday tedarikçi başvuru
onaylarınız tamamlanmıştır. Faal tedarikçi işlemleriniz tamamlanınca bilgi
maili gönderilecektir.
Aday Yabancı Tedarikçi
Supplier Nomination approval
process is completed. An e-mail will be sent when Active Supplier Approval
Process is completed.
Faal tedarikçi başvurusu
tamamlandıktan sonra tedarikçiye aşağıdaki gibi bir mail gönderilecektir.
Yerli Gerçek Tedarikçi
Ford Otosan faal tedarikçi başvuru
onayınız tamamlanmıştır. Ford Otosan sistemlerine giriş yapabilmeniz için
kullanıcı kodu ve şifre bilginiz ayrıca gönderilecektir.
Yabancı Gerçek Tedarikçi
Active Supplier Approval Process
is completed. User name and password will be sent to log in Ford Otosan
Systems.
TEDARİKÇİ BİLGİ GÜNCELLEME
Bu ekranda daha önceden kaydı
yapılan bir tedarikçinin bilgileri, tedarikçi tarafında yetki sahibi bir
kullanıcı tarafından güncellenebilir.
- 1. Tedarikçi yetkili kullanıcı tarafından https://fosn.ford.com.tr/ adresindeki “Tedarikçi Bilgi Güncelleme” linkine giriş yapılır.
- 2. “Tedarikçi Giriş” butonu tıklanır.
- 3. Güncelleme yetkisine sahip kullanıcı ile giriş yapılır.
- 4. “Tedarikçi Bilgilerini Güncelle” ekranı açılır.

- 5. Burada yer alan bilgilerin bir kısmı onaydan geçmek zorundadır.
a.
Onay gerektirmeyen değişiklikler:
“Kaydet” yapıldıktan sonra sisteme doğrudan yansıtılacak değişiklerdir.
i.
İnternet Adresi, Ciro Bilgileri,
Tarihçe, Referanslar, Dokümanlar, Faaliyet Alanı
b.
Onay gerektiren değişiklikler: “Kaydet”
yapıldıktan sonra sisteme yansıtılmayacak; ancak Otosan tarafındaki tüm yetkili
kişilerin onaylarından sonra yansıtılacaktır.
i.
Ticari Unvan, Ticaret Sicil No, Tescil
Tarihi, Vergi Dairesi, Banka Bilgisi, Adres Bilgisi
- 6. Değişiklikler yapıldıktan sonra “Kaydet” butonu tıklanır.
- 7. Onay gerektiren bir değişiklik yapıldıysa (Örneğin: Adres değişikliği),

- 8. Sistemde Adres ve Banka bilgileri güncellendiyse onaya göndermeden önce “Değişikliği Geri Al” butonuna tıklanarak yapılan değişiklikler geri alınabilir.
- 9. Yapılan değişikliklerin çıktısını almak ve sisteme ekleyebilmek için aşağıdaki ekran açılır.Bu ekranda yazdır butonu tıklanarak yapılan değişikliklerin çıktısı alınabilir.

- 10. Formun çıktısı alınıp imzalandıktan
sonra sisteme Güncelleme dosyası olarak eklenir ve ekli olan dokümanlar
listesinden kontrol edilir. Hatalı veya önceden yüklediğiniz herhangi bir
dosyayı silebilirsiniz. Sistemde bulunan ve yeni yüklediğiniz veri içerikleri
karşılaştırılmamaktadır. Yüklediğiniz verinin doğruluğu sizin
sorumluluğunuzdadır


- 11. Sayda firması ise öncelikle bilgi
güncellemeyi gerçekleştiren Ford Otosan kontak kişisinin onayına gider. Daha
sonra ilgili ekip onayına gönderilir. Onaylar tamamlanınca değişiklikler
uygulanır. Kullanıcıya değişikliğin gerçekleştiğine dair bilgi maili
gönderilir.

- 12. Sayda firması ise öncelikle bilgi
güncellemeyi gerçekleştiren Ford Otosan kontak kişisinin onayına gider. Daha
sonra ilgili ekip onayına gönderilir. Onaylar tamamlanınca değişiklikler
uygulanır. Kullanıcıya değişikliğin gerçekleştiğine dair bilgi maili
gönderilir.
Herhangi bir aşamada ret olan kayıt ret nedeni ile birlikte
güncellemeyi gerçekleştiren kişiye mail ile iletilir.
TEDARİKÇİ BİLGİ GÜNCELLEME ROLÜNE SAHİP KULLANICI
TANIMLATMA
Sisteme kaydı yapılan
tedarikçilerin, bilgilerini güncelleyebilmeleri için bilgi güncelleme yetkisine
sahip kullanıcıları tanımlatmaları gerekmektedir. Bilgi güncelleme rolüne sahip
bu kullanıcıları tanımlatabilmek için Ford Otosan’da bulunan sorumlu ile
iletişime geçilmesi gerekmektedir.